Procedimento de implantação do autocloud®
Este procedimento orienta a equipe na realização do treinamento de implantação do autocloud®, transformando o treinamento em uma operação de implantação. Ao final, a loja deverá ter usuários, colaboradores, contas, estoque, integrações e parâmetros básicos configurados, além de movimentações reais cadastradas para alimentar as visões gerenciais. Procure dividir o treinamento em 2 dias
dia - Introdução, Cadastros, Estoque e Negociações
dia - Financeiro, CRM e Site
Atenção: Em caso de NF-e informar que o treinamento é feito em sessão de treinamento separada e agendar o treinamento caso ainda não tenha sido agendado. As instruções de treinamento também seguem em material separado que poderá ser acessado por aqui (link).
Objetivo: Redução de Cancelamentos
Padronizar o treinamento de implantação e garantir que a loja não apenas conheça as funções do autocloud®, mas inicie sua utilização com informações reais e
Configurar a estrutura inicial da loja.
Preparar os usuários para suas responsabilidades.
Iniciar a operação comercial, administrativa e financeira.
Reduzir dúvidas após o treinamento.
Identificar dificuldades e necessidades adicionais.
Mostrar como os dados lançados geram informações nas visões de Financeiro, Margem e Resultado.
Responsável
Equipe de Sucesso do Cliente: Treinador ou profissional designado para a implantação.
Quando utilizar
Iniciar depois de o termo de adesão estar assinado, a loja estar credenciada no autocloud®, o treinamento estar agendado, o responsável da loja estar definido e os acessos básicos estarem disponíveis.
Preparação antes do treinamento
Revisar os produtos contratados em autocloud.com.br/adesoes
Confirmar a quantidade de usuários disponíveis.
Registrar informações e pendências no cartão da loja no trello dentro do quadro onboarding.
Script de treinamento e implantação
Alinhar o objetivo do treinamento
Explique que o encontro será uma implantação assistida, com dados reais, participação do cliente, acompanhamento das dificuldades. O objetivo é terminar com a operação básica funcionando e determinação de uma pessoa responsável pela operação do sistema dentro da loja. Essa pessoa será a ponte principal entre a nossa equipe e a loja.
Atenção - Explicar como funciona o suporte:
Acesso pelo menu lateral do sistema: Atendimento - Suporte Técnico
Informar whatsapp de atendimento: 11-4636.4567
Informar horários de atendimento: seg. à sex. das 9h às 18h e Sábados das 9h às 13h.
Cadastrar os colaboradores
Cadastre os colaboradores, funções e comissões. Explique a diferença entre colaborador e usuário e a importância de vincular corretamente os responsáveis às operações. Sempre que possível, o cliente executa e o treinador orienta.
ATENÇÃO: sem colaborador cadastrado é impossível abrir uma negociação de entrada ou saí Confirmação: cadastros e comissões concluídos ou pendências registradas.
Cadastrar usuários e definir permissões
Cadastre quem utilizará o autocloud® e oriente a configuração manual das permissões conforme as responsabilidades. Não compartilhe acessos. Se faltarem usuários, registre e encaminhe ao comercial.
ATENÇÃO — usuários adicionais devem ser encaminhados ao comercial
Confirmação: usuários e permissões revisados.
Cadastrar contas de movimentação
Se a loja tiver o módulo financeiro ativo então Cadastre bancos, caixinha e demais contas onde se movimenta dinheiro na loja. Explique a diferença entre contas internas (caixinha) e contas externas (bancárias).
ATENÇÃO — não avance sem ao menos uma conta válida
Incluir o estoque de veículos
Demonstre o primeiro cadastro; o cliente inclui a maior parte, enquanto o treinador acompanha, corrige e registra dúvidas.
Cadastre pelo menos 10 veículos que o cliente tenha acesso fácil a todas as informações de entrada do veículo para conseguirmos abrir as negociações de entrada posteriormente.
Explique o porque das principais informações que estão sendo cadastradas:
Fotos - para o site da loja, portais automotivos, visualização no estoque entre outros.
Área divulgação + opcionais - Compartilhamento em redes sociais, whatsapp, site, portais e relatório de para-brisa entre outros.
Ajude o cliente a localizar e subir as fotos dos veículos que estamos cadastrando.
Ajustar parâmetros de contrato
Antes de falarmos das negociações, vamos preparar todos os parâmetros para cda tipo de negociação na loja.
A validação jurídica desses parâmetros é responsabilidade do cliente e de sua assessoria mas a nossa equipe orienta demonstrando onde trocamos ou criamos novas cláusulas.
Caso o cliente tenha em mãos os modelos em formato digital de contratos que ele já utiliza vamos aproveitar para inclui-los nesse momento.
Criar negociações de entrada
Crie, na medida do possível, as dez primeiras negociações reais de compra, consignação ou entrada. Demonstre a primeira e deixe o cliente executar as seguintes vínculando aos veículos cadastrados anteriormente.
Se não houver dez, deixe ele criar todas as disponíveis com o seu acompanhamento. Não crie dados financeiros fictícios. Aproveite para informar que durante o processo de entrada também é possível incluir veículos na própria negociação.
ATENÇÃO: Gere pelo menos um contrato de consignação, um contrato de compra e se possível peça para o cliente imprimir e validar com os responsáveis pela operação.
Realizar negociações de saída
Use vendas reais recentes ou em andamento. Demonstre veículo, pessoas, dados financeiros, contrato, reflexos no estoque e visões.
Solicite dados reais de negociações de venda com troca, venda normal e realize negociações com financiamento, sinais, enfim o objetivo é demonstrar as principais operações de recebimento de veículos durante as negociações. Realize ao menos duas saídas realizadas e deixe o cliente realizar mais duas ou mais.
Realizar lançamentos financeiros
Em caso de módulo financeiro contratado, explique o conceito básico do financeiro, ou seja, o que são lançamentos de despesa, receita, o que é baixa e o que é uma conciliação bancária.
Vale ressaltar que lançamentos são simples de entender, eles apenas respondem as 5 questões abaixo:
O que, quem, quando, quanto e porque. Se olharmos a janela de um lançamento é examente isso que veremos:
O que - nome da despesa ou receita
Quem - pessoa para quem vamos pagar ou receber
Quando - uma data de vencimento do lançamento
Quanto - o valor do lançamento
Porque - podemos considerar a categorização, a classificação do lançamento.
Registre algumas despesas recentes em veículos e despesas avulsas da loja apresentando ao cliente o conceito de despesas avulsas e recorrentes.
Apresente o conceito de baixa de lançamento
Na sequencia explique o conceito de baixa de lançamento e mostre como funciona uma baixa inclusive fazendo uma operação que justifique porque cadastramos as contas de movimentação no começo do treinamento. Deixe o cliente lançar as principais recorrências como aluguel, água, energia, telefone, internet, sistemas e serviços programando essas recorrências para pelo menos os próximos 6 meses.
Apresentar o Painel Financeiro
Após os principais lançamentos apresentar para o cliente as visões e filtros do painel financeiro nos seus tres principais estados:
Baixar
Conciliar
Concluído
Demonstre que a visão filtrada por conta na área de CONCLUÍDOS é equivalente a um extrato bancário e ao mesmo tempo um fluxo de caixa diário.
Apresentar visões gerenciais
Agora que temos negociações e lançamentos financeiros, apresente as visões do painel principal:
Financeiro
Margem
Demonstrativo
Relacione cada visão aos lançamentos e explique que dados incompletos geram análises incompletas.
Relatórios
Apresentar os principais relatórios do sistema repassando por área: Relatórios Gerais:
Estoque
Custo do Estoque
Despesas de Veículos
Vendas
Margem
Demonstrativo de Lançamentos
Resultado Operacional
Pendências Financeiras
Lançamentos
Extrato de Contas
Pessoas
Extrato RENAVE
Apresentar os principais relatórios de VEÍCULOS, NEGOCIAÇÕES e VISÕES.
Relatórios personalizados
Apresentar como funcionam os relatórios personalizados. Identifique com o cliente se existe algum tipo de relatório específico para criarem juntos na hora em caso negativo simulem uma procuração por exemplo.
Configurar parâmetros do crm
Se o cliente tiver CRM contratado: Configure portais, Meta, WhatsApp, e formato da distribuição de leads. Apresente as opções e decida junto com a loja o melhor caminho. Apresente o conceito de jornada do cliente através dos blocos NOVA, EM ATAQUE, CONQUISTADA, PERDIDA e DESQUALIFICADA.
Se a loja possuir ZAP CRM Configure o whatsapp da loja e explique o conceito de um único whatsapp centralizado no sistema e como funcionam as notificações para outros whatsapps.
Apresentar o site da loja
Se a loja tiver contratado, acesse o site, provavelmente ainda no endereço de validação, confira veículos, fotos e explique a relação de cada informação do veículo com o cadastro no autocloud.
Apresentar Integrador com Portais
Se a loja tiver contratado esse módulo, confirmar configuração com suporte e apresentar o funcionamento do integrador para cada portal.
Pontos de registro no cartão do trello da loja.
Usuários insuficientes → registrar e encaminhar ao comercial.
Integração técnica com erro (CRM, Sites, Portais) → registrar evidências e acionar o suporte.
Estoque grande → amostra assistida, responsável e prazo para o restante.
Site não publicado → mostrar modelo autorizado e registrar pendência.
Poucas negociações → usar as reais disponíveis e programar continuidade.
Participantes sem autonomia → registrar e agendar validação com gestor.
Resultado esperado
Loja configurada, usuários orientados, operação comercial, administrativa e financeira iniciada com dados reais, estoque e integrações validados, contratos revisados, visões Financeiro, Margem e Resultado apresentadas, pendências documentadas e ao menos um responsável capaz de continuar sem acompanhamento constante.
Checklist de conclusão
Produtos contratados conferidos.
Participantes e responsáveis identificados.
Colaboradores e comissões configurados.
Usuários cadastrados e permissões revisadas.
Usuários adicionais avaliados.
Contas de movimentação e caixinha cadastradas.
Estoque, fotos e plano de conclusão conferidos.
Parâmetros de contrato revisados.
Negociações de entrada e saída realizadas.
Lançamentos recentes e recorrentes preparados.
Visões Financeira, Margem e Resultado apresentadas.
CRM e distribuição de leads configurados.
Dificuldades e pendências registradas com responsáveis e prazos.
Próximo acompanhamento agendado.
Implantação registrada na ferramenta interna.
Problemas frequentes
Dados não informados: realizar somente o que for possível e abrir pendência com lista, responsável e prazo.
Proprietário ausente: registrar decisões bloqueadas e agendar validação.
Usuários insuficientes: registrar necessidade e encaminhar ao comercial.
Cliente espera que o treinador faça tudo: explicar que a prática é parte do aprendizado; alternar demonstração e execução.
Sem financeiro: começar pelo mínimo operacional e registrar plano de continuidade.
Estoque incompleto ou sem fotos: separar pendência por veículo e responsável.
Site não liberado: acionar suporte e não prometer prazo.
Leads ausentes: registrar origem, evidências e encaminhar ao suporte.
Permissão bloqueando atividade: revisar perfil de usuário e registrar o ajuste necessário.
Contrato fora dos parâmetros: solicitar ao cliente encaminhar para validação jurídica.
Visões vazias: cadastrar movimentações reais suficientes e explicar a dependência dos registros.
Oportunidades comerciais identificadas durante a implantação
O treinamento pode revelar necessidades legítimas, como usuários adicionais, CRM, WhatsApp integrado, portais, site, emissão fiscal, assinatura eletrônica, e outros produtos compatíveis. Registre a necessidade e encaminhe ao comercial via e-mail comercial@feiraodigital.com.br. Não pressione nem prometa valores, condições ou funcionalidades não confirmadas para o cliente.
Resumo rápido
Objetivo: implantar a operação básica da loja no autocloud® utilizando informações reais. Responsável: profissional responsável pela implantação. Resultado esperado: loja configurada, usuários orientados, operação inicial registrada, visões apresentadas e pendências documentadas no cartão do trello da loja.
Perguntas frequentes
O treinador deve cadastrar tudo? Não. Deve demonstrar, orientar e garantir a participação prática do cliente.
É obrigatório cadastrar todo o estoque? O ideal é concluir; se for grande, faça amostra assistida e defina plano, responsável e prazo.
E se a loja não usa financeiro? Implante o mínimo com contas, recorrências e lançamentos recentes.
Quem configura integrações? O suporte apoia dependências técnicas.
E quando faltam usuários? Registre e encaminhe ao comercial por e-mail comercial@feiraodigital.com.br.
Podemos alterar contratos? Não, somente mostramos os parâmetros e usamos o modelo do cliente; alterações jurídicas devem ser validadas pelo cliente com assessoria própria.
Quando conclui? Quando a operação básica funciona, o cliente repete os principais procedimentos sozinho.
E se as visões não têm resultados? Cadastre movimentações reais suficientes e explique a dependência da qualidade dos dados.
Comentários