Preparação de novas lojas

Este procedimento orienta a equipe sobre o que deve ser feito no quadro de Onboarding após a assinatura do contrato, durante a preparação de CRM e NF-e e, principalmente, como encaminhar manualmente a loja para a etapa de treinamento.

Objetivo

Garantir que toda nova loja avance corretamente pelo processo de onboarding depois da assinatura do contrato. O objetivo final é evitar que uma loja fique parada no processo mesmo depois de todas as preparações terem sido concluídas.

Quando utilizar

Utilize este procedimento sempre que uma nova adesão chegar à etapa de preparação no quadro Onboarding do Trello. O fluxo começa anteriormente, com o preenchimento do Termo de Adesão, mas a atuação descrita acontece principalmente após a assinatura do contrato.

Como a loja chega até a preparação

O fluxo atual funciona da seguinte maneira:

Termo de Adesão → Contrato → Assinatura → Preparação → Agendar treinamento → Treinamento.

1. Preencher o Termo de Adesão

O Comercial ou representante realiza o preenchimento do Termo de Adesão da nova loja. A partir desse momento, o processo de onboarding é iniciado.

2. Gerar o contrato

Após o Termo de Adesão, Ricardo Mendonça recebe a notificação correspondente para preparar o contrato que será encaminhado ao cliente. Confirmação: o contrato foi gerado e enviado para assinatura.

3. Aguardar a assinatura do cliente

O cliente deve concluir a assinatura do contrato. Quando a assinatura é identificada pelo processo automático, o cartão correspondente no Trello avança para a etapa EM PREPARAÇÃO, quando houver atividades que precisem ser realizadas antes do treinamento.

4. Realizar a preparação da loja

Ao receber um cartão em EM PREPARAÇÃO, abra o cartão no quadro Onboarding. Dentro dele estarão indicadas as preparações necessárias para aquela loja. Atualmente, as principais possibilidades são preparação do CRM e preparação da NF-e. A loja pode precisar de apenas uma dessas preparações ou das duas.

5. Executar o checklist correspondente

Se houver preparação de CRM, execute os procedimentos previstos no checklist correspondente e marque cada item somente após sua conclusão. Se houver preparação de NF-e, execute os procedimentos previstos no checklist correspondente e marque cada item somente após sua conclusão.

6. Verificar se todas as preparações terminaram

Antes de movimentar o cartão, confira quais recursos foram contratados pela loja. Loja com somente CRM: concluir CRM. Loja com somente NF-e: concluir NF-e. Loja com CRM + NF-e: concluir os dois processos. O cartão somente deve avançar quando todas as preparações aplicáveis estiverem concluídas.

7. Mover manualmente o cartão para AGENDAR TREINAMENTO

ATENÇÃO: esta é a etapa mais importante. Atualmente não existe uma automação que mova o cartão de EM PREPARAÇÃO para AGENDAR TREINAMENTO quando os preparativos terminam.

Por isso, a movimentação é responsabilidade da equipe que concluir a última preparação necessária.

Depois de confirmar que todos os checklists aplicáveis foram concluídos, localize o cartão da loja no quadro Onboarding, confirme que não existe preparação pendente, mova o cartão de EM PREPARAÇÃO para AGENDAR TREINAMENTO e confirme que ele aparece na nova coluna.

Esse movimento informa à próxima equipe que a parte técnica de preparação foi finalizada.

8. O que acontece depois

Quando o cartão entra em AGENDAR TREINAMENTO, a loja passa para a responsabilidade da etapa seguinte do onboarding. A partir daí, o time de sucesso do cliente (treinamentos) poderão dar continuidade ao processo de agendamento e treinamento da loja. A equipe de treinamento não deve considerar a loja liberada enquanto o cartão permanecer em EM PREPARAÇÃO.

Problemas frequentes

Terminei minha preparação, mas existe outro checklist pendente: não mova o cartão; ele deve permanecer em EM PREPARAÇÃO até que todas as atividades necessárias sejam concluídas.

Todos os checklists estão concluídos, mas o cartão continua em EM PREPARAÇÃO: isso é esperado no fluxo atual; a movimentação para AGENDAR TREINAMENTO precisa ser feita manualmente.

Não sei se a loja precisa de CRM ou NF-e: verifique as etiquetas, as informações da adesão e os checklists presentes no cartão antes de executar o processo.

O checklist está concluído, mas não tenho certeza se a configuração funcionou: não avance apenas com base na marcação; confirme primeiro que a preparação foi efetivamente concluída.

Escalonamento

Caso exista alguma inconsistência entre o produto contratado, as etiquetas ou os checklists apresentados no cartão, não conclua o processo presumindo a informação correta. Encaminhe a situação para o comercial antes de movimentar o cartão.